美高学生如何快速写出一封奏效的邮件？

熟悉美国文化的朋友都知道，无论是在学习、生活、还是工作中，邮件都是最常用的联系方式之一。

对于美高党来说，邮件更是联系老师的首选方式。从上课请假、咨询问题，到预约面试、勾搭招办，赴美前学会邮件礼仪，绝对是各位美高新生们最实用的技能之一。

今天我们就教大家如何快速写出一封奏效的邮件，下文全是干货，记得收藏！

01、格式规范

邮件主题

主题框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过35个字母。内容切忌含糊不清。

在格式上一般只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可。视信的内容是否重要，还可以开头加上 URGENT，FYI（For Your Information），或者 UPDATE。

直接提出邮件的主要需求，让收件人知道你这封邮件的目的，例如：

Leave Request Inquiryfrom XXX

Updates onXXXfrom XXX

Scheduling a time for XXX

Introducing XXX and XXX

称呼

与收件人初次联系的第一封邮件中称呼对方用Dear Mr./Ms./Mrs. *** / Dear Dr. *** / Dear Professor ***（***是姓）。

收到回信后，可以根据对方的落款，决定下一次如何称呼。如果对方落款只有 first name，那么可以考虑回复时用名字称呼。如果对方落款是全名或是名字缩写，那么下一次仍要用正式称呼。

在给学校部门发送邮件时，在不清楚对方办公人员身份的情况下，用Dear officer即可。后续在收到回复得到对方名字后，再更改为 Dear+ 职位title+last name。

在美国的课程中经常会出现小组作业，需要给同学发邮件的时候，用Hi+first name就好。

开头段

邮件的开头一般会和教授先寒暄几句，礼貌询问教授的近况，然后再介绍自己。例如：

• Hope this email findsyou well!
• I hope your summer/vacation/week is going smoothly.
• I hope you had a good weekend/holiday. (常只在假期后的第一个工作日发)

在介绍自己时，一定要说清楚自己名字和课程名。如果不是和课程的教授联系，就要说明在读的项目，例如：

• My name is XXX, and I’m enrolled in your XXX course.
• My name is XXX,and I amcurrently a freshman/sophomore/fifth former at XXX.

在开头段为了让老师能够更快的帮助到你，可以简短的说明你邮件的目的，例如：

• I am writing to ask/inquire/confirm ……
• I am writing inregards to ……

正文部分

因为老师每天会收到非常多邮件，在正文部分，不需要拐弯抹角，直接提出你的需求。

但要注意的是，英文和中文有一些表达上的差异，在提出请求或寻求帮助时，可以主动提及对方非常忙碌，可能没有时间满足自己的请求（给对方一个台阶）；多用 if/could/may 等非硬性要求性质的词汇和语句；多用过去时态表达委婉语气，例如：

• I’m afraid that I won’t be able to attend the class this week due to…
• I would like to schedule an appointment to talk about…
• Could you please kindly provide me with more context/resources/information on…when you get a chance？
• Iwould be immenselygrateful if you couldshare some advice on…
• I'm hoping to pick your brain for…
• It would be amazing if you could kindly…

特别要注意，不是加入“please”和“can you”的英文句子就代表有礼貌了。英文口语和文字中类似的语句：Please give me xxx 以及 Can you please do xxx？其实在对方看来是属于自带命令性质的，相对笨拙甚至粗鲁，容易冒犯到不太了解你的人。

结尾

邮件结尾可以对对方表示感谢，例如：

• Thank you for your time and support!
• As always, I’m very grateful for any guidance you could share with me.
• I truly appreciate your support, and please kindly let me know if you need any additional information.

最后别忘了落款，比较正式的有 Sincerely; Best wishes; Best regards 等。或者最常用和百搭的 Thank you（尽管你可能没有提出请求，但可以用这个来谢谢对方花时间读了你的邮件）。

其他

如果你和对方不是第一次发邮件了，尽量把上一次联系的邮件翻出来，记住 reply to all 并接着那封邮件写。

这样别人即使没第一时间反应过来你是谁，看到之前的历史记录也会想起来。同时，reply to all 会确保所有和这个项目/问题有关的人事都会收到最新的内容，提高沟通效率。

02、邮件例文

上课请假

Subject:Leave Request Inquiry this week

Dear Prof. XXX,

Hope this email finds you well! My name is XXX, and I am enrolled in your XXX course. I am writing tolet you know that I won't be able to join XXX (course name) this week due to an unexpected health incident.

Ihave not been feeling 100% this week, and upon my visit to the health center, the nurse on duty advised me to rest in bed for two days.I apologizesincerelyfor my absence andany inconvenience this may cause,asI understand the importance of attending class regularly. I will make every effort to catch up on the material covered during this class and ensure that I am up to dateas soon as I recover.

Thank youvery muchfor your understanding.

Sincerely,

(Name)

最后，祝大家都能写好邮件，顺利开启美高的学习生活！