我们都会遇到这样的情况：当你阅读一份电子邮件时，你会想要一份更简短，更具操作性的邮件。
同样，我们也会遇到一些情况，一封发送给导师的套磁信刚发出去，我们就想立刻收回，只因一封信错过了一个重要的讯息，或者一封信过于晦涩难懂，让人摸不着头脑。
那么，以下6点是你在给导师写邮件时注意的地方！
1、简短扼要
电子信函没有文字的限定，因此很可能会出现空话连篇。这并不意味着你要把电子邮件压缩到一个非常简短的程度，因为有些信息的确会占用更多的时间和版面。
当阅读电子邮件时，请扪心自问，哪些要点是你最期望他们在阅读电子邮件时能够记得的？我推荐一些需要特殊注意的地方用黑体或者用不同的颜色来表示。这样做能使阅读者注意到重要信息。
2、添加可执行的词汇表
这对于你希望从别人那里获得帮助，解释，或者回应时尤为重要。你也许会碰到这样的情况：在发送一封电子邮件之前，你期待着对方的回信，但是最终还是没有得到回应。如果我向导师发送一份试验方案，我就会清楚地表达出我想要的。比如…
“具体方案，请参阅附件。我想请你对整个方案进行修改，并在方案第四页中的表格5中提供你的具体意见。”
这种电子信函清楚地表明，你想让你的导师回顾全部的方案，并且就具体的内容给予具体的回馈。
3、适当时告知截止日期，并解释原因
我们都曾在等待一个很长的时间里等待一个答复。为避免在电邮的紧急程度上产生分歧，请务必在电邮中注明您希望收到答复的具体时间。比如：
“请见附件的实验计划。希望您能对计划整体提出建议，并对计划第4页的表5给出具体意见。提交实验计划的最后日期为11月25日，如果您能在11月20日前完成审阅，我就能在提交前做最后修改。”
这么做，你会为对方提供一个清晰的时限。请务必为你的要求提供一个合适的时限，这个时限可以取决于工作的规模和复杂性。
4、后续跟进
有时，由于有很多事情要处理，收件者会错过你的信件，因此，要确保你与他们取得联系。
“请见附件的实验计划。希望您能对计划整体提出建议，并对计划第4页的表5给出具体意见。提交实验计划的最后日期为11月25日，如果您能在11月20日前完成审阅，我就能在提交前做最后修改。
我将在3天内再次与你联络，以确定所有事情都已弄明白，并了解是否还有其它的需求。”
如果你没有得到答复，那么你可以在请求答复的同一天发送另一份后续电邮。大多数时候，当你发出提醒时，你会得到回应。但要记住，提醒自己记得跟进也很重要，因为收件人可能依赖这第二封邮件来催促自己开始行动。你可以把这些日期添加到你的日程表中。
5、将全部信息集中到一条消息中
无论是正规的还是重大的消息，人们都会通过电子邮件进行交流。这就是说，如果你已经习惯了用一次又一次的发送信息，那么你的信息将会被忽视。
要想避免出现三条信息在两分钟之内被重复，最简单也是最有效的方法就是在发出这条信息之前，先把它看完。
如果你不能肯定你的电子邮件是否完整，你可以把它放在草稿箱中，然后在工作结束后，当你的思维变得更加清晰时，你就可以把它保存起来。
另外一个好的习惯就是，在你发出邮件之前，先在你的脑海中想一想，有没有遗漏的东西。
很多时候，我都会忘记很多关键的东西。在同一信函上清楚地标明所有的附件，并将其附加到信函上，将会使接收者感到满意。
最后，记住要把事情的来龙去脉写清楚，特别是当你要发送一系列的电子邮件的时候，这样可以防止收件人不知该去哪个地方，或者该做什么事情。
6、善用各种邮件功能
如果要添加附件，可以打开弹出框，这样能提醒自己别忘了上传文件。其他功能还包括在点击“发送”后延迟10秒发送，让你有机会撤销。
如果是非常紧急的信件，你可以将信件设定为“重要性高”，但是在非常重要的时候使用这一特性是最好的。有的人也会选择读取收条的功能，但是另一方可以将这种收条自动关掉。
直到今天，邮件在很大程度上依然是一个用于正式交流的工具，其他更方便对话的信息平台包括Slack、Microsoft Teams或Google Chat。
Q&A
套磁信不回复怎么办？
三天以上还不回复就再发一封。还不回就放弃吧。实在是想申请的导师可以发信给他的学生或是系里的小蜜，至少问下他招生与否。
能不能给同一个系的不同教授发信？
最好不要。但是如果一开始的一位不回你邮件，可以换一个再套。但以学姐的经验，如果一个套败了，同一个系希望基本就不大了。
怎样面对套磁得到的offer？
套来的offer往往给的比较早。同时也要求尽早回复。这点大家要理解导师。遇到这种情况怎么办呢?
集思学姐的意见是在deadline以前先答应下来。之后push一下其他的申请学校。一旦决定从了别的offer，要马上回复给“套磁”offer的导师。言简意赅，谢谢他的帮助，你不能接受这个offer，很抱歉。这是允许的。
和“套磁”老师见异思迁相比，这种中途变卦也很正常，无可厚非。只是在取舍的时候大家要仔细想清楚。一个好老板其实比所谓的排名，名气要重要的多。
【竞赛报名/项目咨询请加微信：mollywei007】
